Lời nói đầu

Việc ứng dụng máy tính điện tử vào hoạt động thông tin- thư viện đã dẫn đến sự ra đời của các khổ mẫu mô tả tài liệu thư viện máy tính tính đọc được (machine-readable). Rất nhiều nước trên thế giới đã phát triển các khổ mẫu MARC (viết tắt từ MAchine Readable Cataloguing) cho hệ thống thư viện của mình từ nhiều năm nay. Cộng đồng thông tin-thư viện ở Việt Nam đã bắt đầu hoạt động tin học hoá công tác thông tin thư viện từ giữa những năm 1980 với việc xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục, trong đó có những CSDL về sách, tạp chí, báo cáo kết quả nghiên cứu, luận án/luận văn,.... Do nhiều nguyên nhân khác nhau như chưa có kinh nghiệm, sự phát triển mang tính tự phát, thiếu sự phối hợp, v.v.. nên các CSDL thư mục ở Việt Nam có cấu trúc mang tính cục bộ, không thống nhất, không tuân thủ những khổ mẫu quốc tế. Vì thế ảnh hưởng không nhỏ đến việc trao đổi dữ liệu, đến sự phát triển hoạt động tiêu chuẩn hoá của ngành thông tin-thư viện. Nhận thức được vai trò của công tác chuẩn hoá khổ mẫu thư mục nhằm tạo điều kiện cho việc trao đổi dữ liệu thư mục giữa các tổ chức thông tin thư viện, từ một vài năm nay Trung tâm Thông tin Thông tin Tư liệu KHCN Quốc gia đã đầu tư nghiên cứu phát triển khổ mẫu MARC làm cơ sở cho việc tiến tới xây dựng một khổ mẫu thư mục thống nhất cho các tổ chức thông tin và thư viện ở Việt Nam.

Sau một thời gian nghiên cứu và được sự góp ý của nhiều chuyên gia trong ngành thông tin thư viện thông qua các cuộc hohp chuyên đề và Hội thảo quốc gia về Khổ mẫu MARC cho Việt Nam, nhóm cán bộ tham gia đề án cấp cơ sở "Hoàn thiện khổ mẫu VNMARC" của Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia đã biên soạn được tài liệu hướng dẫn sử dụng MARC 21 Việt Nam rút gọn.

Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin thư mục và những thông tin liên quan dưới dạng máy tính đọc được (machine-readable). Nó là khổ mẫu trao đổi, được thiết kế để cung cấp các đặc tả kỹ thuật cho việc trao đổi thông tin thư mục và thông tin liên quan khác giữa các hệ thống. Với thư cách một khổ mẫu trao đổi, MARC 21 không áp đặt những chuẩn lưu trữ dữ liệu bên trong hệ thống và chuẩn trình bày dữ liệu (display format). Việc trình bày dữ liệu là quy định riêng của từng hệ thống riêng biệt sử dụng khổ mẫu MARC 21.

Từ thực tế là số trường trong MARC 21 được thường xuyên sử dụng chỉ chiếm phần nhỏ, còn lại là những trường rất ít được sử dụng. Vì vậy việc lựa chọn bản MARC 21 đầy đủ là không cần thiết. Xuất phát từ nguyên tắc đề ra là trước mắ chỉ quy định những yếu tố thực sự cần thiết cho công tác mô tả thư mục và căn cứ kết quả tìm hiểu MARC 21 Lite, chúng tôi cho rằng hợp lý hơn cả là lựa chọn bản MARC 21 Lite làm cơ sở để nghiên cứu đề xuất khổ mẫu MARC cho Việt Nam.

Chúng tôi lựa chọn những trường có mức độ sử dụng thường xuyên cao, đưa thêm một số trường không có trong MARC 21 Lite vào để đảm bảo bao quát ở mức hợp lý, không quá giản lược, nhưng cũng không quá rườm rà.

Chúng tôi đề xuất đặt tên cho khổ mẫu dự kiến là "Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam" vì một số lý do sau:
- Khổ mẫu được xây dựng dựa trên nền tảng khổ mẫu MARC 21, do đó để thể hiện đây là một dạng MARC 21, nên có phần trong trên có chữ MARC 21.
- Khổ mẫu được phát triển phù hợp cho Việt Nam, do đó nên chứa cụm từ "Việt Nam"
- Ðây không phải là một khổ mẫu đầy đủ các trường mà MARC 21 đề xuất, mà chỉ bao gồm những trường quan trọng, dựa trên nền tảng MARC 21 Lite, do đó nên có cụm từ "Rút gọn".

Tài liệu hướng dẫn trình bày thành ba phần:
- Phần I: Những vấn đề chung
- Phần II: Cấu trúc biểu ghi
- Phần III: Các trường dữ liệu - Mô tả chi tiết

Trong từng trường của khổ mẫu, chúng tôi trình bày theo một phương thức chung và gồm các mục như sau:
- Ðịnh nghĩa và mục đích của trường
- Ðặc tính trường (mức độ quan trọng, tính bắt buộc phải có, tính lặp,...)
- Chỉ thị
- Trường con
- Cách nhập trường (hoặc thí dụ).

Chúng tôi đã cố gắng tìm những thí dụ dựa trên thực tế biên mục của Việt Nam. Tuy nhiên do đây là bản đầu tiên và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc biên soạn hướng dẫn cho khổ mẫu MARC nên tài liệu này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Ban biên soạn mong nhận được sự góp ý của người đọc, các bạn đồng nghiệp để chúng tôi tiếp tục hoàn thiện trước khi phổ biến rộng rãi cho cộng đồng thông tin thư viện Việt Nam.