KHỔ MẪU THƯ MỤC RÚT GỌN MARC 21 VN
	Biên soạn: Vũ Văn Sơn - Cao Minh Kiểm

Xem: [MỤC LỤC] [Phần I] [Phần III]

Phần II: CẤU TRÚC BIỂU GHI

I. CẤU TRÚC BIỂU GHI
II. CHỈ DẪN ĐẦU BIỂU GHI
Vị trí 00-04 / 05 / 06 / 07 / 08 / 09 / 10 / 11 / 12-16 / 17 / 18 / 19 / 20-23
III. DANH BẠ
IV. CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU
V. KẾT THÚC BIỂU GHI

I. CẤU TRÚC BIỂU GHI:

MARC 21 Việt Nam được thiết kế dựa trên Tiêu chuẩn Quốc tế Khổ mẫu trao đổi Thông tin ISO 2709. Tiêu chuẩn này mô tả những yêu cầu về khổ mẫu tổng quát trao đổi dữ liệu có thể phù hợp với việc mô tả dữ liệu của mọi loại hình tư liệu có thể cần mô tả thư mục cũng như những thông tin liên quan như các tệp kiểm soát nhập tin, phân loại, thông tin công cộng, thông tin về lưu kho.
 
Cấu trúc biểu ghi MARC 21 Việt Nam bao gồm các phần như sau:
- Chỉ dẫn đầu biểu ghi (tiếng Anh gọi là LEADER): là một trường dữ liệu đặc biệt có độ dài cố định 24 ký tự chứa các thông tin về quá trình xử lý biểu ghi
- Danh bạ (tiếng Anh gọi là DIRECTORY): là phần tiếp sau ngay phần Thông tin đầu biểu, là một loạt nhóm dữ liệu chỉ dẫn về các trường dữ liệu có trong biểu ghi.
- Các trường dữ liệu: là những trường dữ liệu có trong biểu ghi và chứa các dữ liệu mô tả. Các trường dữ liệu là trường có thể là loại có độ dài biến động (Variable Fields) hoặc có độ dài cố định (Fixed-Length Field).

Bên trong vùng các trường dữ liệu, mỗi trường dữ liệu có hai loại mã xác định nội dung là: Chỉ thị (gồm hai ký tự, nếu có) và dấu phân cách trường con (gồm 2 ký tự). Giữa các trường sẽ có mã kết thúc trường. Cuối mỗi biểu ghi có mã kết thúc biểu ghi.

Cấu trúc tổng quát của biểu ghi MARC 21 Việt Nam có thể được thể hiện như sau:
 

Trong đó:
        * KTT là mã kết thúc trường
        * KTBG là mã kết thúc biểu ghi

Dữ liệu trong biểu ghi MARC được trình bày nối tiếp nhau, theo dòng dữ liệu. Sau đây là mô tả chi tiết từng phần của biểu ghi MARC 21 Việt Nam:

[Về đầu trang]

II. CHỈ DẪN ĐẦU BIỂU GHI:
Chỉ dẫn đầu biểu ghi (tiếng Anh là LEADER) là trường đầu tiên của biểu ghi và có độ dài cố định là 24 ký tự và có vị trí từ vị trí 0 đến 23 trong biểu ghi. Trường được cấu trúc phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2709.

Cấu trúc tổng quát của trường Chỉ dẫn đầu biểu ghi như sau (trình bày theo chiều từ trên xuống, phía trái là dữ liệu lưu vào, các số in nghiêng phía bên phải là vị trí của mã trong trường thông tin đầu biểu) :
 

Vị trí 00-04 - Ðộ dài biểu ghi
Chứa 5 ký tự ASCII là số thập phân, chỉ thị độ dài của biểu ghi, kể cả trường này, ký hiệu kết thúc trường, kết thúc biểu ghi. Ðộ dài của biểu ghi là số lượng ký tự của toàn bộ biểu ghi, kể cả những ký hiệu kết thúc trường và ký hiệu biểu ghi. Ðộ dài tối đa của biểu ghi sẽ là 99999.
 
Nếu độ dài biểu ghi không đủ 5 chữ số, sử dụng số 0 để thay vào chỗ ký tự số thiếu.
Dữ liệu này thường được chương trình tính toán tự động khi chuẩn bị dữ liệu để trao đổi.


Vị trí 05 - Trạng thái biểu ghi:
chứa một (01) mã ASCII chỉ thị tình trạng biểu ghi (biểu ghi mới, biểu ghi cập nhật, ...)
Sử dụng các mã sau để chỉ thị tình trạng biểu ghi như sau:

c  = Biểu ghi đã sửa đổi (Corrected or revised record)
             Chỉ thị rằng biểu ghi hiện tại đã có những thay đổi cập nhật.

d = Biểu ghi bị xoá (Deleted record)
            Mã chỉ thị rằng biểu ghi có Số kiểm soát biểu ghi này không còn hợp thức nữa. Biểu ghi có thể chỉ có Chỉ dẫn đầu biểu
            ghi, danh bạ và trường 001 (Số kiểm soát biểu ghi) hoặc có chứa đầy đủ các trường dữ liệu khác như vốn có. Trong
            trường hợp khác, có thể có chỉ dẫn trong trường 300 (Chú giải chung) để giải ghích về lý do xoá biểu ghi

n = Biểu ghi mới (New record)
            Mã chỉ thị đây là biểu ghi mới. Ðó là biểu ghi chưa từng có trước đây trong dữ liệu trao đổi.


Vị trí 06 - Loại Biểu ghi
Chứa một (01) ký tự ASCII cho biết loại tư liệu mà biểu ghi chứa thông tin về nó (thí dụ là biểu ghi về chuyên khảo, về ấn phẩm định kỳ,...).
MARC 21 Việt Nam rút gọn sử dụng những mã sau để thể hiện Loại biểu ghi:

a  = Văn bản (bao gồm cả tài liệu in, vi phim, vi phiếu, điện tử đọc được ở dạng chữ chữ viết).
c  = Bản nhạc in
d  = Bản nhạc viết tay, bản thảo âm nhạc
e  = Tư liệu bản đồ in
f  = Tư liệu bản đồ vẽ tay
g = Tư liệu chiếu hình hay video (phim, hình ảnh động, phim cuộn, phim máy chiếu (slide), giấy chiếu trong, băng hoặc đĩa ghi
       hình,..)
i   = Băng hoặc đĩa ghi âm không phải nhạc (như ghi âm bài phát biểu, tiếng nói,..)
j  = Băng hoặc đĩa ghi âm là nhạc
k  = Tư liệu đồ hoạ hai chiều (ảnh, bản vễ thiết kế,...)
l   = Tư liệu điện tử, tư liệu trên nguồn điện tử
m = Tư liệu đa phương tiện (multimedia)
o  = Bộ tư liệu (kit), chứa tập hợp chứa nhiều thành phần trên các dạng khác nhau
p  = Tư liệu hỗn hợp
r  = Vật thể nhân tạo 3 chiều, vật chế tác hoặc đồ vật ba chiều tự nhiên
t  = Bản thảo văn bản (dạng chữ viết)

        Mã được lựa chọn để đưa vào vị trí này phải phù hợp với dạng thức thực tế của tư liệu đang được biên mục chứ không phải dựa trên dạng thức vật lý cấp hai (vật mang tin) của nó. Vì vậy không có mã cho vi phiếu vì vi phiếu chứa dữ liệu dạng văn bản và sẽ được gán mã "a" (văn bản in).

        Với tài liệu trên vật mang điện tử có thể lựa chọn một trong hai phương thức. Thí dụ, bản đồ số hoá có thể được áp mã "l" (Tư liệu trên nguồn điện tử), nhưng cũng có thể lựa chọn giải pháp như với vi phiếu: dùng mã "e" (cho bản đồ in).
 

Vị trí 07 - Cấp thư mục
Chứa một (01) ký tự ASCII cho biết cấp thư mục của loại tư liệu mà biểu ghi chứa thông tin về nó (thí dụ là biểu ghi về chuyên khảo, về ấn phẩm định kỳ, bài trích...).
MARC 21 Việt Nam rút gọn sử dụng những mã sau để thể hiện cấp thư mục:

a  = Cấp phân tích (Analytic).
        Biểu ghi về tư liệu được mô tả nằm trong một tư liệu khác mà theo đó việc định vị (xác định nguồn) của tài liệu đang mô
        tả phụ thuộc vào việc xác định về vật lý tài liệu chứa tài liệu được mô tả thư mục.
m = Cấp chuyên khảo (Monographic)
        Một chuyên khảo là một tư liệu đầy đủ trong một đơn vị vật lý hoặc có ý định hoàn thành trong một số tập xác định.
s  = Cấp xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serial)
        Xuất bản phẩm là những tư liệu được xuất bản thành các phần kế tiếp nhau và có ý định được kéo dài không xác định
         thời hạn, số tập,...
c  = Cấp sưu tập (Collection)
        Tư liệu tạo thành một sưu tập tự tạo.

Vị trí 08 - Dạng thông tin kiểm soát:
Là khoảng trống (#). Không xác định.
 

Vị trí 09 - Bộ Mã ký tự sử dụng:
Vị trí này chứa 1 ký tự ASCII để xác định bộ mã ký tự ASCII sử dụng trong CSDL,
MARC 21 Việt Nam sử dụng mã sau để xác định bộ mã:

# = Bộ mã ký tự không xác định.
a = Bộ mã UCS/UNICODE
 

Vị trí 10 - Số lượng chỉ thị:
Do máy tính tạo ra. Vị trí này chứa một (1) mã ASCII là số để chỉ ra số lượng chỉ thị gặp trong trường có độ dài biến động. MARC 21 Việt Nam sử dụng 2 chỉ thị. Do đó với MARC 21 Việt Nam, giá trị của vị trí này luôn luôn là 2.

Vị trí 11 - Ðộ dài mã trường con:
Do máy tính tạo ra. Vị trí này chứa một (01) mã ASCII là số để chỉ ra tổng độ dài của một dấu phân cách trường con (thí dụ $a, $b,...). Ðộ dài mã trường con với MARC 21 Việt Nam luôn luôn là 2 ký tự. Do đó với MARC 21 Việt Nam, giá trị này luôn luôn là 2.
 

Vị trí 12-16 - Ðịa chỉ gốc phần dữ liệu:
Do máy tính tạo ra. Ðịa chỉ gốc phần dữ liệu là vị trí đầu tiên của trường đầu tiên có dữ liệu trong biểu ghi.
Vị trí 12-16 của Chỉ dẫn dầu biểu ghi chứa mã gồm năm (5) ký tự ASCII là số để chỉ ra vị trí đầu tiên của trường dữ liệu đầu tiên trong biểu ghi. Giá trị của nó chính là tổng độ dài phần đầu biểu và danh bạ, kể cả mã kết thúc trường ở cuối phần danh bạ. Những vị trí không có số thì gán số 0.

Mã mày thường được tạo ra tự động bởi chương trình máy tính khi chương trình tạo ra biểu ghi MARC 21 Việt Namđể trao đổi.
 

Vị trí 17: Cấp mã hoá
Cấp mã hoá chỉ thị tình hình sử dụng tư liệu khi tạo lập biểu ghi. Biểu ghi có thể được tạo ra khi tài liệu gốc có trong tay, hoặc chỉ dựa vào một nguồn tin cấp 2 khách (như sử dụng phiếu thư viện), hoặc từ thông báo về việc sẽ xuất bản ấn phẩm (tư liệu chưa tồn tại). MARC 21 Việt Nam sử dụng một (01) mã ASCII để xác định cấp mã hoá của biểu ghi như sau:

#  = (khoảng trống) Cấp đầy đủ
Tư liệu được mô tả trong biểu ghi là có thực trong tay khi xử lý đưa vào cơ sở dữ liệu.
1  = Cấp 1
Tư liệu được mô tả trong biểu ghi không được nghiên cứu thực khi xử lý đưa vào biểu ghi mà chỉ dựa vào nguồn thông tin cấp 2 khác. Thí dụ dựa vào phiếu thư mục trong Hộp phiếu thư viện
2  = Cấp 2
Tư liệu mô tả traong biểu ghi là chưa có thực. Mã áp dụng cho việc mô tả biên mục tài liệu sắp xuất bản (Pre-publication). Dữ liệu thường thiếu, không đầy đủ
5  = Một phần
Biểu ghi chứa thông tin chưa được coi là hoàn thành vì không chứa đầy đủ về tư liệu được xử lý. Biểu ghi không đáp ứng yêu cầu
u  = Không có thông tin
 

Vị trí 18: Quy tắc biên mục áp dụng
MARC 21 Việt Nam sử dụng một (01) mã ASCII để xác định quy tắc biên mục mô tả được áp dụng cho mô tả trong biểu ghi (thí dụ dùng quy tắc ISBD hay AACR2). Mã này thể hiện các trường 200 và 255 tuân thủ quy tắc hoặc khuyến nghị của ISBD hay của AACR2. Trường con $e của trương 040 (Nguồn biên mục) có thể có thông tin bổ sung về quy tắc biên mục áp dụng cho biểu ghi.

MARC 21 Việt Nam sử dụng một (01) mã ASCII để xác định hình thức biên mục mô tả như sau:

i  = Biểu ghi tuân thủ quy tắc ISBD
a = Biểu ghi tuân thủ quy tắc AACR2
u = Không rõ quy tắc mô tả
 

Vị trí 19: Yêu cầu về biểu ghi liên kết
Mã cho biết có cần biểu ghi liên kết hay không.
# - không cần biểu ghi liên kết
 

Vị trí 20-23: Bản đồ thông tin về trường
Chứa mã 4 ký tự ASCII là số để chỉ ra cấu trúc của nội dung vùng danh bạ.
Vị trí 20 - Ðộ dài của độ dài trường: chỉ ra độ dài của phần này trong vùng danh bạ. Với MARC 21 Việt Nam, giá trị này luôn luôn là 4 (đảm bảo thông báo độ dài của trường đến 9999 ký tự).
Vị trí 21 - Ðộ dài của vị trí ký tự bắt đầu: chỉ ra độ dài của phần này trong vùng danh bạ. Với MARC 21 Việt Nam rút gọn, giá trị này luôn luôn là 5.
Vị trí 22 - Ðộ dài của thông tin ứng dụng tự xác định: chỉ ra độ dài của phần này trong vùng danh bạ. MARC 21 Việt Nam rút gọn vùng danh bạ không chứa một phần nào dành cho thông tin ứng dụng tự xác định. Vì vậy giá trị này luôn luôn là 0.
Dự trữ (không xác định) vị trí 23: luôn luôn là 0.
 

Như vậy, nội dung vùng bản đồ thông tin về trường trong danh bạ luôn luôn có giá trị 4500.

[Về đầu trang]

III. DANH BẠ
Danh bạ bao gồm nhiều đoạn thông tin về các trường trong biểu ghi MARC 21 Việt Nam rút gọn. Cấu trúc mỗi đoạn này trong vùng danh bạ của biểu ghi bao gồm một tập hợp 3 thành phần như sau:
        - Nhãn trường
        - Ðộ dài của trường
        - Vị trí bắt đầu của trường.

Vùng danh bạ bắt đầu ở vị trí 24. của mỗi biểu ghi. và kết thúc bằng một mã kết thúc trường.
Mỗi đoạn thông tin về trường này được gọi tiểu dẫn vùng danh bạ (entry), có độ dài cố định và bao giờ cũng dài 12 ký tự.
Cấu trúc của một tiểu dẫn vùng danh bạ như sau (chữ đậm là thông tin, chữ nghiêng là vị trí trong từng đoạn):

Vị trí 00-02 - Nhãn trường:
Vùng này chứa 3 mã ASCII để chỉ ra Nhãn trường. Khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn sử dụng con số để thể hiện nhãn trường. Nếu nhãn trường chưa đủ 3 chữ số thì gán thêm số 0 ở trước cho đủ 3 chữ số.
Thí dụ: 001, 010,

Vị trí 03-06 - Ðộ dài trường:
Vùng này chứa 4 ký tự ASCII là số để chỉ ra độ dài (số lượng ký tự) của trường dữ liệu. Nếu độ dài của dữ liệu ngắn hơn 4 chữ số thì dùng số 0 đặt phiá trước để thể hiện đầy đủ thành 4 chữ số. Thí dụ: 0450.
Ðộ dài tối đa sẽ là 9999.

Vị trí 07-11 - Vị trí ký tự bắt đầu :
Vùng này chứa 5 ký tự ASCII là số để chỉ ra vị trí của ký tự đầu tiên bắt đầu dữ liệu của trường so với vị trí của Ðịa chỉ nền phần dữ liệu. Nếu số của vị trí này chưa đạt tới 5 chữ số thì dùng số 0 để bổ sung đủ 5 ký tự.

Trình tự của trường vùng danh bạ:
Trường vùng danh bạ được sắp xếp theo thứ tự của nhãn trường và theo thứ tự tăng dần.

[Về đầu trang]

IV. CÁC TRƯỜNG DỮ LIỆU
Các trường dữ liệu được đưa ra ngay sau phần Danh bạ. Các trường này chia thành 2 nhóm:
    - Trường không có chỉ thị
    - Trường dữ liệu có chỉ thị (có độ dài biến động)

Trường trong vùng dữ liệu của biểu ghi chỉ bao gồm Dữ liệu và mã kết thức trường mà không có nhãn trường.
Trường dữ liệu có chỉ thị bao gồm 4 phần:
    - (1) các chỉ thị;
    - (2) các Ký hiệu phân cách trường con (gồm 2 thành phần: dấu phân cách và mã trường con);
    - (3) dữ liệu của các trường con đó;
    - (4) Mã kết thúc trường (KTT).

Cấu trúc tổng quát của một trường dữ liệu như sau:
Chỉ_thị_1 Chỉ_thị_2 Dấu_phân_cách Mã_trường_con_1 Dữ_liệu_trường_con_1 ............ Dấu_phân_cách Mã_trường_con_n dữ_liệu_trường_con_n KTT

1. Chỉ thị:
Chỉ thị trường là 2 ký tự đầu tiên của mỗi trường dữ liệu và đứng trước một dấu phân cách trường con. Mỗi chỉ thị là một con số và mỗi trường có 2 chỉ thị. Có thể có chỉ thị không được xác định. Khi đó vị trí của chỉ thị này sẽ bỏ trống.
Giá trị của từng chỉ thị có thể là một ký tự ASCII, một con số hoặc là khoảng trống.

2. Trường con
Trường con xác định từ yếu tố dữ liệu riêng biệt của trường dữ liệu. Mỗi trường đều có ít nhất 1 trường con.
Ký hiệu phân cách Trường con gồm hai ký tự: dấu phân cách và mã trường con. Mã trường con có thể là bất kỳ một ký tự ASCII hay con số.
MARC 21 Việt Nam rút gọn quy định dấu phân cách trong biểu ghi trao đổi là $.
Mã trường con có thể là ký tự chữ cái hoặc số. Thí dụ: a,
Khi đó Ký hiệu phân cách trường con là $a.
Dữ liệu của trường con nào thì sẽ được gán ngay sau mã trường con đó.

3. Dữ liệu của các trường
Dữ liệu của các trường không thuộc quy định của khổ mẫu mà tuân thủ các chuẩn mô tả bên ngoài khổ mẫu (thí dụ chuẩn mô tả ISBD hay AACR2). Ðây là dữ liệu thực tế của của biểu ghi để trao đổi theo khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn.

4. Mã kết thúc trường
Mã kết thúc trường là kỹ tự cuối cùng của trường thông báo trường đã kết thúc.
Thí dụ mã kết thúc trường có thể là $.

[Về đầu trang]

V. MÃ KẾT THÚC BIỂU GHI
Khi hết một biểu ghi theo khổ mẫu MARC 21 Việt Nam rút gọn có một mã thông báo kết thúc biểu ghi. Mã này phải không trùng với dữ liệu thực tế của biểu ghi.
Thí dụ mã kết thúc biểu ghi có thể là dấu gạch chéo ngược (\).

[Phần I] [Phần III] [Về đầu trang]